Tips Mengelola dan Membuat Jadwal Kerja Karyawan yang Efesien dan Efektif

Bagaimana jam kerja yang berlaku di perusahaan Anda saat ini? Apakah sudah berjalan normal dari pagi sampai sore atau memakai sistem jam kerja fleksibel? Penerapan jam kerja di perusahaan memang tidak sama, karena menyesuaikan kebutuhan. Untuk beberapa sektor usaha yang harus menerapkan layanan 24 jam, misalnya pada layanan telekomunikasi juga perlu menerapkan aturan baru terkait shift kerja.

Dalam sistem shift, fokus perusahaan bukan hanya tentang bagaimana sistem pergeseran jadwal kerja. Perusahaan juga tetap menyediakan pelayanan yang terbaik, tapi juga memperhatikan kesehatan karyawannya. Jadwal shift sengaja dibuat untuk mengoptimalkan produktivitas dan layanan.

Menurut Undang-undang yang berlaku di Indonesia, shift kerja telah diatur pasal 77-85 UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Dalam Undang-undang, ada beberapa poin penting tentang shift. Untuk perusahaan yang menerapkan tiga shift, maka setiap shift maksimum delapan jam per hari, sudah termasuk jam istirahat di antara jam kerja. Jika diakumulasikan, jumlah jam kerja di masing-masing shift tidak melebihi 40 jam setiap minggu. Bagaimanapun aturan yang diterapkan, yang jelas perusahaan harus mempertimbangkan kesehatan karyawan dan keseimbangan antara kewajiban kerja dan kehidupan personal mereka.

Lalu Bagaimana Tips Mengelola Shift Kerja Karyawan?

Mengatur jadwal kerja karyawan memang tidak selalu mudah bagi perusahaan, termasuk sistem shift. Meskipun terlihat sepele, tapi ternyata di dalamnya ada beberapa tantangan. Jadwal kerja juga bisa berpengaruh pada performa kerja dan menentukan kemajuan perusahaan. Jika tidak teliti mengelolanya, apalagi kalau menyangkut lembur atau shift, risikonya bisa fatal. Jadi, apa yang seharusnya diperhatikan oleh HRD perusahaan agar jadwal shift kerja para karyawan bisa dibuat lebih tepat sesuai kebutuhan?

1. Komunikasikan Waktu Shift Kerja dengan Para Karyawan

Sistem shift kerja bisa menjadi solusi yang adil untuk perusahaan dan karyawan agar sama-sama mencapai tujuan. Meskipun tidak mudah untuk menentukan keputusan terkait jam kerja masing-masing, tentu harus ada komunikasi dua arah denga karyawan. Langkah komunikasi sangat penting untuk menghargai karyawan yang juga memiliki kehidupan pribadi dengan keluarganya.

Bahkan mungkin saja karyawan memiliki riwayat sakit yang tidak memungkinkannya bekerja di malam hari. Melalui pembicaraan terbuka, mereka bisa memberitahu apakah sanggup atau tidak kerja shift. Dengan catatan bahwa karier dan kehidupan personal berjalan dengan baik.

2. Pastikan untuk Membuat Jadwal Shift Kerja dengan Jelas

Sebelum menyusun jadwal kerja, yang seharusnya dipastikan ialah memahami tentang seluk beluk bidang usaha sendiri dan seperti apa cara mengelola tim. Dengan mengetahui bidang usaha sendiri berarti bisa mengetahui waktu-waktu tersibuk dalam perusahaan. Setelah menemukan waktu-waktu yang sibuk, kemudian ditentukan siapa karyawan yang tepat dijadwalkan dalam jam tertentu.

Dengan begitu, proses penyusunan jadwal kerja bisa lebih efektif dan proporsional bagi semua karyawan.

Jika Anda tidak mudah melakukannya sendiri, sekarang sudah ada aplikasi pembuat jadwal kerja untuk HRD yang bisa memudahkan pengaturan jam kerja seperti di aplikasi Talenta. Fitur Jam Kerja di dalamnya memungkinkan perusahaan bisa dengan mudah membuat jadwal shift tiap karyawan dalam satu divisi.

3. Pastikan Tidak Terjadi Kelebihan Jumlah Karyawan di Shift Tertentu

Jika terjadi kelebihan jumlah karyawan pada shift tertentu, kemungkinan besar hal tersebut memengaruhi jadwal kerja karyawan dan berpengaruh juga ke perhitungan gaji. Agar masalah jadwal dan masalah penggajian bisa dihindari, sebaiknya diperhitungkan secara rinci tentang kebutuhan kerja dan berapa karyawan yang memang dibutuhkan. Satu lagi yang perlu dipertimbangkan adalah posisi atau jabatan karyawan yang bekerja shift. Baik shift pagi atau malam, setiap pekerjaan harus dipegang oleh karyawan yang sesuai bidangnya.

4. Sesekali Terapkan Rotasi Jam Kerja

Semua orang yang sudah lama berkutat dalam satu bidang sepertinya butuh suasana baru. Tujuannya adalah agar tidak jenuh dan bisa merasakan suasana baru. Rutinitas kerja dalam waktu tertentu bisa mengganggu kondisi mental jika dilakukan terlalu lama. Itulah pentingnya penerapan rotasi kerja dalam perusahaan.

Hal itu bisa meningkatkan semangat bekerja karyawan dan menghasilkan kinerja lebih optimal dan juga meningkatkan produktivitas. Alangkah lebih baik jika rotasi jam kerja yang dilakukan berkala juga melalui komunikasi dengan karyawan yang melaksanakan tugas, agar tidak ada keberatan dalam melaksanakan.

5. Maksimal Shift Delapan Jam Sehari

Pola kerja 8 jam sehari sepertinya sudah lama mengakar di dunia. Tapi beberapa perusahaan sepertinya sudah mengkaji ulang tentang hal ini. Bukan sekadar berapa lamanya jam kerja, tapi juga produktivitasnya. Pada intinya, jadwal kerja dalam sistem shift harus tetap mengikuti aturan yang berlaku yaitu delapan jam per hari. Hal tersebut disesuaikan dengan aturan kerja sistem shift pada Pasal 77 UU Ketenagakerjaan.

  • 7 jam sehari (6 hari kerja per minggu)
  • 8 jam sehari (5 hari kerja per minggu)

Rata-rata jam kerja produktif dalam satu minggu jika ditotal adalah 40 jam.

6. Tetap Jaga Kesehatan Saat Shift Malam

Terkadang bekerja shift juga memunculkan tantangan lain yaitu tentang kesehatan, apalagi yang bekerja shift malam. Karena memang kerja di malam hari lebih berisiko terhadap kesehatan dibanding jam kerja biasa, yakni pagi sampai sore. Berdasarkan data National Sleep Foundation, jam kerja malam banyak dihubungkan dengan risiko penyakit, mulai dari gangguan metabolisme sampai kanker dan jantung. Untuk mengatasinya, tetap miliki pola tidur yang baik, yakni 8 jam sehari di luar jam kerja.

Selain pola tidur, pola makan sehat juga perlu dijaga. Selain diri sendiri yang harus menjaga, pihak divisi HRD perusahaan yang mengelola karyawan juga perlu untuk mengingatkan agar karyawan selalu menjaga pola hidup sehat walaupun shift malam. Ketika jam kerja karyawan diatur dengan proporsional, maka produktivitas pun bisa meningkat.

Demikianlah tips yang penting untuk mengelola jadwal kerja karyawan, khususnya terkait kerja shift. Meskipun pada umumnya jam kerja karyawan adalah pagi sampai sore, tapi juga tidak menutup kemungkinan untuk bekerja di malam hari. Setiap perusahaan yang layanannya berlangsung 24 jam tentu perlu memiliki jadwal shift, sehingga semua bagian perusahaan tetap bisa beroperasi.

Jadwal shift yang diterapkan bukan hanya untuk mendukung operasional perusahaan tapi juga memperhatikan kondisi karyawan. Dengan penerapan kebijakan yang tepat, semua pihak akan diuntungkan.

Dengan aplikasi pembuat jadwal kerja online dari Talenta by Mekari perusahaan akan lebih efisien karena fitur aplikasinya mendukung apa yang dibutuhkan agar perusahaan tetap produktif. Anda bisa mengelola karyawan sesuai kebutuhan dan tidak ada batasan jumlahnya. Ini jelas hemat biaya karena tinggal membayar sesuai dengan jumlah karyawan yang didaftarkan.

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi pembuat jadwal kerja biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi pembuat jadwal kerja Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.